Branża gastronomiczna nieustannie poszukuje nowych rozwiązań. Jednym z nich jest outsourcing, czyli zlecanie określonych usług zewnętrznym podmiotom. W polskich realiach, gdzie przedsiębiorcy mierzą się z rosnącymi kosztami pracy, niedoborem wykwalifikowanego personelu oraz dużą zmiennością popytu, ten model biznesowy może stać się atrakcyjnym narzędziem optymalizacji kosztów i zwiększania efektywności operacyjnej.

Outsourcing w sektorze HoReCa - czy to możliwe? Na czym to polega? To pytania, które zazwyczaj zadają osoby z branży, szukając efektywnych rozwiązań dla biznesu. Na początek, warto uświadomić sobie, że to narzędzie, które może przybierać różne formy, począwszy od zlecania usług sprzątania, poprzez księgowość, aż po kompleksowe zarządzanie restauracją czy usługami cateringowymi za pośrednictwem wyspecjalizowanej firmy. Szczególnie popularne staje się korzystanie z firm outsourcingowych w zakresie zarządzania personelem, obsługi eventów, sprzątania czy marketingu. Na polskim rynku działa coraz więcej firm oferujących profesjonalny outsourcing dla branży gastronomiczno-hotelarskiej, co świadczy o rosnącym zapotrzebowaniu i rozwoju tego segmentu.

Przegląd możliwości dla gastronomii i hotelarstwa

Najbardziej rozpowszechnioną formą outsourcingu w sektorze HoReCa jest outsourcing usług, który obejmuje zlecanie konkretnych zadań w tym zakresie firmom z zewnątrz. Do najczęściej outsourcowanych obszarów należy księgowość, sprzątanie zarówno pokoi hotelowych, jak i części wspólnych w obiektach, zaplecza kuchennego czy sal konferencyjnych. Zewnętrzne firmy sprzątające oferują własny personel, środki czystości i sprzęt, często gwarantując wyższy standard higieny oraz pewność, że przestrzeń spełnia normy sanitarne. Outsourcing zaplecza kuchennego pozwala natomiast na szybką reakcję na sezonowe lub weekendowe zwiększenie ruchu bez konieczności angażowania własnych zasobów. Obsługa eventów i bankietów to kolejny, kluczowy z punktu widzenia outsourcingu, obszar ? zewnętrzne firmy zapewniają kelnerów, hostessy czy techników obsługujących sprzęt podczas imprez okolicznościowych i dużych wydarzeń.

Model outsourcingu personalnego polega na korzystaniu z usług profesjonalistów, którzy zajmują się rekrutacją, selekcją i przydzielaniu pracownikom konkretnych zadań. Dotyczy to przede wszystkim dodatkowych rąk do pracy: kucharzy, kelnerów, barmanów oraz personelu pomocniczego. Zaletą takiego rozwiązania jest elastyczność i szybki dostęp do personelu nawet "na ostatnią chwilę", dzięki czemu staje się szczególnie korzystne i znacząco wspomaga działalność w okresach wzmożonego ruchu na przykład w czasie sezonu, podczas wakacji czy świąt, a także przy większych zamówieniach cateringowych.

Coraz większą popularnością w branży HoReCa cieszy się również outsourcing sprzętu kuchennego, w tym tego niezbędnego podczas eventów. Zamiast inwestować znaczne środki w zakup drogiego wyposażenia, przedsiębiorcy decydują się na jego wynajem od firm zewnętrznych. Dotyczy to m.in. pieców konwekcyjno-parowych, zmywarek przemysłowych, ekspresów do kawy, mebli eventowych, a także urządzeń pralniczych. Wynajem sprzętu pozwala nie tylko ograniczyć koszty inwestycyjne, ale również zapewnia dostęp do nowoczesnych rozwiązań technologicznych bez konieczności ich zakupu. Co istotne, firmy outsourcingowe często oferują serwis i wymianę sprzętu w razie awarii, co minimalizuje ryzyko przestojów. Dla wielu obiektów sezonowych lub działających czasowo (na przykład podczas imprez plenerowych) stanowi to wyjątkowo opłacalne i elastyczne rozwiązanie dostosowane do zmiennych potrzeb rynku.

Na popularności wśród restauratorów zyskuje również korzystanie z agencji zewnętrznych zajmujących się marketingiem i reklamą. To inwestycja mająca na celu zwiększenie rozpoznawalności restauracji zwłaszcza w przestrzeni internetowej. Nie od dziś wiadomo, że social media to potężne narzędzie reklamowe.

Najbardziej zaawansowaną formą outsourcingu w HoReCa jest outsourcing procesów, który polega na przekazaniu całych obszarów działalności zewnętrznym, wyspecjalizowanym operatorom. Począwszy od zarządzania kuchnią hotelową lub restauracyjną (firma zewnętrzna odpowiada za planowanie menu, zaopatrzenie, przygotowanie potraw, a często również za zarządzanie personelem kuchennym), poprzez outsourcing usług cateringowych (podmiot zewnętrzny realizuje catering pod marką danego hotelu lub restauracji), aż po prowadzenie całej restauracji w obiekcie hotelowym (to rozwiązanie spotykane głównie w sieciach hotelowych, gdzie restauracja działa jako niezależna jednostka, często franczyzowa). Ten model biznesowy pozwala właścicielom skupić się na strategicznym zarządzaniu, jednocześnie korzystając z doświadczenia i know-how wyspecjalizowanych partnerów.

Wpływ outsourcingu na branżę gastronomiczną

Outsourcing w gastronomii zmienia sposób funkcjonowania lokali gastronomicznych, umożliwiając im szybsze dostosowywanie się do trendów, a także oczekiwań gości. Lokale coraz częściej korzystają z zewnętrznych kuchni (tzw. ghost kitchens), które przygotowują posiłki na wynos w imieniu wielu marek. Umożliwia to redukcję kosztów najmu powierzchni i personelu oraz skupienie się wyłącznie na promocji i obsłudze klienta. Outsourcing personelu kuchennego i kelnerskiego w lokalach gastronomicznych pozwala na szybkie reagowanie na wzmożony ruch w weekendy czy święta bez konieczności utrzymywania stałej, kosztownej kadry. Dzięki temu małe restauracje i food trucki zyskują dostęp do profesjonalistów, których nie byliby w stanie zatrudnić na etacie.

Rosnące uzależnienie od usług zewnętrznych sprawia jednak, że branża gastronomiczna staje się bardziej podatna na zakłócenia ? problemy jednej firmy outsourcingowej mogą przełożyć się na jakość i reputację kilku lokali jednocześnie. Ponadto nie wszystkie firmy działające w tym modelu oferują odpowiedni standard usług, co bywa źródłem frustracji i niezadowolenia klientów. Z tego względu gastronomia musi zachować równowagę między opłacalnością a kontrolą nad procesem przygotowania i wydania dań.

Zalety kontra ryzyko

Największą zaletą outsourcingu jest możliwość redukcji kosztów stałych. Zamiast utrzymywać pełnoetatowy personel przez cały rok przedsiębiorcy mogą elastycznie dostosowywać zatrudnienie do sezonowości czy aktualnego obłożenia. Dotyczy to zwłaszcza obiektów turystycznych i restauracji działających intensywnie w sezonie letnim lub zimowym.

Outsourcing pozwala również na skoncentrowanie się na kluczowych aspektach działalności - właściciel restauracji lub hotelu może bez wyrzutów sumienia skupić się wyłącznie na jakości obsługi gości, pozostawiając kwestie techniczne czy zaplecza kuchenne ekspertom. Co więcej, współpraca z profesjonalnymi podmiotami zwiększa jakość świadczonych usług - firmy outsourcingowe zazwyczaj dysponują nie tylko doświadczeniem, ale i know-how oraz zapleczem szkoleniowym, którego może brakować wewnętrznym zespołom.

Dodatkowym atutem jest ograniczenie obowiązków administracyjnych. To zewnętrzna firma odpowiada za rekrutację, szkolenia, ubezpieczenia i nadzór nad personelem, co znacznie upraszcza zarządzanie i ogranicza ryzyko kadrowe.

Wyzwania: czy to się opłaca?

Pomimo licznych korzyści outsourcing w HoReCa wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Przede wszystkim istnieje ryzyko spadku jakości usług, jeśli firma outsourcingowa nie spełni oczekiwań lub nie zrozumie specyfiki branży. Nieodpowiednie przygotowanie personelu, brak lojalności wobec pracodawcy czy duża rotacja mogą negatywnie wpłynąć na doświadczenia gości.Innym problemem może być utrata kontroli nad niektórymi procesami operacyjnymi. W przypadku outsourcingu usług kuchennych jakość bezpośredniego kontaktu z klientem zależy od osoby, która nie jest bezpośrednio zatrudniona przez właściciela obiektu. To może prowadzić do niespójności standardów, a w efekcie do trudności w egzekwowaniu oczekiwanej jakości.

W polskich warunkach ważnym aspektem pozostaje także zgodność outsourcingu z przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi zatrudnienia cudzoziemców, co jest szczególnie istotne w kontekście korzystania z agencji pracy tymczasowej. Niezrozumienie tych przepisów lub wybór niewiarygodnego partnera może skutkować problemami formalno-prawnymi.

Outsourcing w sektorze HoReCa w Polsce to rozwiązanie o dużym potencjale, które, odpowiednio wdrożone, może znacząco poprawić efektywność działania, elastyczność i jakość usług. Kluczowe znaczenie ma jednak staranny wybór partnera outsourcingowego, jasno określone warunki współpracy oraz bieżący nadzór nad jakością realizowanych usług. Dla wielu przedsiębiorców z branży HoReCa outsourcing może być nie tylko sposobem na przetrwanie w trudnych warunkach rynkowych, ale również narzędziem dynamicznego rozwoju. Jednak jak każda strategia, wymaga świadomego i odpowiedzialnego wdrożenia - z uwzględnieniem nie tylko aspektów ekonomicznych, ale i jakościowych oraz wizerunkowych.